Abiball Checkliste

Mit dieser Checkliste wird euer Abiball ein unvergesslich guter Abend!
Abiball Checkliste

Die Schulzeit ist fast zu Ende. Nun soll sie mit einem gebührenden Abschlussball gefeiert werden. Ein großes Event, dass durchdachte Planung und umfassende Vorbereitung braucht. Dank unserer Checkliste habt ihr alle wichtigen Punkte im Blick. Mit diesen Tipps könnt ihr euch entspannt auf einen unvergesslichen Abiball freuen.

Wer organisiert den Abiball?

Stellt in der Stufe ein Abiball-Team zusammen, dass sich um die Verwirklichung des Abends kümmern wird. Am besten teilt ihr bereits am Anfang des letzten Jahres die ganze Stufe in Teams auf, die sich um alles kümmern - Abizeitung, Abigag und so weiter. Wählt innerhalb der Teams einen Sprecher oder eine Sprecherin; die die Treffen organisieren und sich regelmäßig mit den anderen Sprechern treffen, um den Gesamtfortschritt im Auge zu behalten.
  • Teams: Finanzen, Abiball, Abizeitung, Abigag, ...
  • Sprecher gewählt
  • Termine festgelegt

Abiball: Kosten und Sponsoren

Um euren Abiball auszurichten, braucht ihr natürlich Geld. Daher macht es Sinn, schon zu Beginn der Oberstufenzeit ein gemeinsames Konto einzurichten und einen vertrauenswürdigen Verwalter festzulegen. Im Laufe der Zeit kann die Kasse durch Einzahlungen sowie Gewinnen aus Stufenfeten und beispielsweise Kuchenverkäufen o.ä. aufgefüllt werden. Jetzt, wo der Abiball ansteht, macht es Sinn, einen Kassensturz zu machen. Reicht das Geld in der Kasse für das Budget, das euch vorschwebt? Hier wird klar, wie viel jeder Einzelne noch dazusteuern müsste, und wie viel die Eintrittskarten kosten werden.
 

Sponsoren finden

 

Ein Abiball ist nicht günstig. Sponsoren sind eine super Möglichkeit, um euer Budget zu erhöhen und den Abend somit auf ein ganz anderes Level zu bringen. Als Gegenleistung könntet ihr ein Sponsorenbanner aufstellen und Werbung in der Abizeitung schalten lassen.
 

Wie stellt ihr euch den Abiball vor?

Datum und Deadline festlegen

Sobald ihr ein Datum habt, könnt ihr anfangen, euch nach Locations und Dienstleistern umzugucken. Mit alternativen Terminen bleibt ihr entspannt, auch wenn Schwierigkeiten bei der Findung von Location oder Dienstleistern auftreten.

 

  • Wunschtermin
  • 1-2 Alternativtermine
  • Achtet auf andere Events, die an diesen Tagen stattfinden
  • Bis wann soll alles fertig organisiert sein?
  • Termin für eine Generalprobe

Gästeliste - wer kommt alles zum Abiball?

Es ist wichtig, so früh wie möglich zu wissen;

 

  • Wie viele Gäste dürfen pro Person mitgebracht werden?
  • Welche Lehrer sollen teilnehmen?
  • Wollt ihr Ehrengäste einladen? (Landrat, Sekretärinnen und Hausmeister, Ehemalige…)
  • Auf Vegetarier, Veganer, Allergiker und Gläubige sollte geachtet und eine Liste an den Catering-Service weitergegeben werden.

Programm

Was soll neben der Zeugnisverleihung noch alles stattfinden?
  • Auftaktrede vom Schulleiter oder Schülersprecher?
  • Auftritte aus eurem Jahrgang - ob Gesang, Instrument oder ein anderes Talent - können einen wertvollen Beitrag zum Programm darstellen
  • Schulband
  • Weitere Reden und Anekdoten
  • Bezug auf die Abizeitung: Umfrageergebnisse vom Publikum raten lassen (Wer von diesen drei kommt wohl am ehesten zu spät?)
  • Gibt es Traditionen, die ihr fortführen wollt?
  • Ablaufplan erstellt
  • Pausen eingeplant
  • Programmheft gestaltet
  • Generalprobe für die wichtigsten Programmpunkte & Technik

 

Dienstleister für den Abiball

Location

  • Bei früheren Jahrgängen nach Erfahrungen mit den Locations vor Ort nachfragen
  • Dem Anlass angemessen?
  • Groß genug?
  • Wie hoch ist die Miete?
  • Wie lange könnt ihr den Saal nutzen?
  • Wer kümmert sich um die Reinigung?
  • Ist bereits ein Cateringservice vor Ort?
  • Verhandeln: Ihr müsst mit eurem Budget auskommen, und die Locations wollen natürlich gerne einen Abiball bei sich veranstaltet sehen. Vergleicht vorher, und handelt mit ihnen einen guten Preis aus.
  • Ist die Location bereit fertig zum feiern oder braucht ihr noch Dekoration?
  • Garderobe organisiert

 

Verpflegung beim Abiball

  • Was soll es zu essen geben?
  • Buffet oder Menü?
  • Wie viel Gramm gibt es pro Person? Daran lässt sich erkennen, ob der Preis des Catering-Services angemessen ist.
  • Auch hier gilt: Vergleichen und verhandeln. 
  • Wann soll das Buffet eröffnet werden?
  • Selbstbedienung oder Kellner?
  • Ablaufplan und Skizze der Location übergeben und abgesprochen
  • Welche Getränke wollt ihr anbieten?
  • Wie viel davon?
  • Wann wird geliefert?
  • Könnt ihr die Getränke zurückgeben? (Kommission?)

 

Musik, Licht und andere Technik

Der inoffizielle Teil des Abends steht und fällt, wie jede Feier, mit der Musik die läuft.
  • Reicht euch ein DJ oder wollt ihr auch eine Liveband?
  • Kennt ihr jemanden, der sich mit Lichttechnik auskennt oder habt ihr evtl. sogar ein Technikteam?
  • Musik für das Abendprogramm festlegen
  • Songs und Wünsche für die After-Show-Party
  • No-Go's

 

Fotograf

Was stellt ihr euch genau vor? Sprecht mit eurem Fotografen den Abend durch - welche Art Fotos ihr auf jeden Fall haben wollt, wo die Fotowand stehen soll, welche Anregungen der Profi hat. Es lohnt sich, hier zu investieren. Diese Fotos werden euch für den Rest eures Lebens an den Abend erinnern.

 

Helfer

Es gibt viel zu tun: Organisation, Auf- und Abbau, Kellnern, Tische abräumen etc am Abend selbst. Jenachdem, wie euer Budget aussieht, sind Helfer sehr wichtig. Vielleicht gibt es an eurer Schule schon so etwas, wie einen Generationenvertrag, dass die Stufe nach euch bei der Organisation hilft. Ansonsten, fragt einfach nach Freiwilligen. Bei eurem Abiball dabei zu sein, könnte für viele schon Anreiz genug sein.
  • Barkeeper
  • Kellner
  • Am Eingang
  • Kasse & Wertmarkenstand (Wechselgeld besorgt?)
  • Garderobe (Kleiderbügel und Schildchen besorgt?)
  • Freigetränke/Verpflegung für die Helfer?
  • Dienstplan

 

Papierkram: Abiball

Ein Abiball ist eine Veranstaltung mit sehr vielen Leuten - und bringt somit mehr Verantwortung und Pflichten mit sich, als man im ersten Moment denken würde. Hier sind die wichtigsten Punkte auf die ihr achten müsst!

 

Haftpflichtversicherung

Der Abiball geht als Veranstaltung über eure Privathaftpflicht hinaus. Wenn irgendetwas passiert, seid ihr hier auf der sicheren Seite. Klärt mit den Leuten der Location ab, was schon alles abgesichert ist, und passt eure Versicherung daran an.

 

Genehmigungen vom Ordnungsamt

 

Setzt euch mit jemandem vom Ordnungsamt zusammen und besprecht, was ihr für den Abend geplant habt. So stellt ihr sicher, dass ihr alle Genehmigungen bekommt, die ihr braucht und von vornherein für eine gute Stimmung zwischen euch und dem Ordnungsamt gesorgt habt.
 

Vergnügungssteuer

Diese Steuer ist ganz davon abhängig, wie viele Leute kommen, was die Eintrittskarten kosten und wie viele Getränke verkauft werden. Macht einen Termin mit der Stadtverwaltung und klärt alles im Voraus.

 

GEMA

Wendet euch direkt an eure Bezirksdirektion und klärt, inwiefern ein Vergütungsanspruch besteht. Beschreibt eure Vorstellungen, ob Live-Band, Hintergrundmusik oder ein DJ für die After-Show-Party. Alles weitere rund um die GEMA und die Liste mit den Bezirksdirektionen findet ihr hier

 

Feuerwehr und Rettungsdienst

Sprecht mit eurer örtlichen Feuerwehr, welche Vorraussetzungen ihr erfüllen müsst, und ob eine Brandsicherheitswache notwendig ist. Hier wird man euch mit Sicherheit weiterhelfen.
 

Sonstiges zum Abiball

Das war es fast. Eure Schulzeit geht zu Ende. Macht das beste aus den letzten Tagen, ihr werdet lange auf sie als eine der schönsten Zeiten eures Lebens zurückblicken. Verabschiedet euch angemessen von den Leuten, die euch hierhin gebracht haben und von denen, die euch auf diesem Weg begleitet haben.

 

Geschenke und Danksagungen

Falls ihr euch bei ausgewählten Personen öffentlich bedanken wollt, ist dieser Abend die optimale Gelegenheit. Ob Schulleiter, oder Sekretärinnen und Lehrer, die außergewöhnlich viel für eure Stufe getan haben, können hier mit einem Blumenstrauß oder anderen originellen Geschenken belohnt werden. Das wichtigste: Aufrichtige Anerkennung und Worte, die in Erinnerung bleiben. 
 

Tanzkurs

Ein Abiball ist dann am schönsten, wenn alle tanzen. Macht einen Tanzkurs, am besten mit der ganzen Stufe. Wenn nicht jetzt, wann dann?

  

 

Auf yuhla.de findet ihr alle Dienstleister und Locations, die ihr für euren perfekten Abiball braucht. Sagt uns, wie ihr euch den Abend vorstellt, und die für euch passenden Dienstleister melden sich bei euch mit ihren Angeboten. 
 
 
- Alle Angaben ohne Gewähr -

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